För några år sedan var spilltid och långa köer den viktigaste orsaken till medborgarnas missnöje med Danmarks offentliga sektor. Sedan 2014 har FrontDesk revolutionerat deras interaktion med den offentliga sektorn med hjälp av digitalisering av köerna, något som minimerat väntetider och förbättrat servicenivån.
Den avancerede software forudser belastninger og gør det muligt at planlægge bemandingen, så spidsbelastninger minimeres.
Storskärmarna kan konfigureras individuellt så, att olika köer kan visas på skärmar i olika väntrum. Besökaren kan skanna sin köbiljett och se köstatus i sin mobil. Han kan faktiskt lämna väntrummet utan att mista sin plats i kön.
Terminalen kan mera än att skriva nummerlappar. Det flexibla systemet gör det möjligt för besökaren att anmäla sig direkt i terminalen. FrontDesk hanterar också bokningen och underrättar automatiskt handläggaren, när besökaren har kommit.
Receptionisterna har ett eget användargränssnitt. Varje receptionist ser bara de köer som är relevanta för just honom. Allt utfört arbete dokumenteras löpande som en del av den normala arbetsgången.
Administrationsverktyget gör det möjligt att konfigurera hela systemet. Flexibel och intuitiv design gör det lätt att lägga till nya knappar. Frågor i anmälningsformuläret och andra texter kan lätt ändras och anpassas. Köer kan upprättas, aktiveras, deaktiveras, med mera. Man kan konfigurera varje enskild knapp och funktionalitet med avseende på tjänstens tillgänglighet.
FrontDesk har en mängd kombinationsmöjligheter for intervallstatistik. Det kan gälla antal bokningar och väntetider per timme, dag eller månad, jämförelse av tidsperioder eller utvidgad statistik för varje enskild kö.
Här kan varje chef skaffa sig överblick och snabbt omfördela resurser.
Besökaren identifierar sig direkt på terminalen.
Vägledning och annan relevant information kan skrivas ut från terminalen.
Besökaren kan be om personlig hjälp via terminalen.
Medborgaren kan lätt boka tid såväl via internet som i terminalen. På så sätt fördelas besöken jämnare över dagen.
Systemet är helt integrerat med medarbetarnas kalender och den gemensamma databasen. FrontDesk ger handläggaren besked, när besökaren har anlänt.
Medborgaren får ett SMS ett dygn före sitt möte. Det leder till färre glömda möten och mindre spilltid.
Systemet kan ge medarbetaren besked om nya besökares ankomst, så att det går lätt att växla mellan mötesverksamheten och andra arbetsuppgifter.
Flere ärenden kan behandlas vid samma möte. Allt utfört arbete dokumenteras löpande som en del av den normala arbetsgången.
Nya köer och receptioner kan lätt skapas eller raderas efter behov
Gör det lätt att överblicka resursanvändningen samt mäta prestation ända ned på medarbetarnivå.
Alla registreringar exporteras enkelt till Excel för att användas i relevanta Business Intelligens system.
Systemet gör det lätt att upptäcka köbildning, så att personalen kan fördelas optimalt.
Systemet är intuitivt och enkelt och kräver ett minimum av utbildning också för dem, som saknar särskilda IT-kunskaper.
Ingen särskild hård- eller mjukvara skall inköpas eller underhållas. Allt som behövs är en internetuppkoppling.
FrontDesk har inga dolda avgifter och inga oförutsedda kostnader tillkommer.
Systemet uppdateras ständigt efter återkoppling från användarna. Detta sker kostnadsfritt.